Aggiornato al 02.07.2020 

Rubrica a cura di Giovanna De Minico

Scheda di Fabio Dell’Aversana

Nei difficili mesi della pandemia da COVID-19, l’Autorità Nazionale Anticorruzione ha approvato il regolamento recante il Manuale di gestione del protocollo informatico[1], in ossequio a quanto disposto dal DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico), adottato a sua volta ai sensi dell’art. 71 d.lgs. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale).

 Il regolamento offre indicazioni puntuali sulle attività di formazione, registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti, cartacei e digitali, dell’Autorità: esso contiene, dunque, «le condizioni operative per una efficace ed efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa, configurandosi come lo strumento per attuare concretamente i principi previsti dalla legge 241/1990».

Le disposizioni contenute nel regolamento sono dedicate alla descrizione di tutte le fasi che caratterizzano il processo documentale: vengono analizzate le problematiche riguardanti la formazione, la trasmissione e la conservazione, tematica che a sua volta pone la delicata questione della facile reperibilità dei documenti archiviati[2].

Il regolamento prevede, in particolare, una accurata disciplina delle seguenti attività:

• ricezione da parte del Servizio di Protocollo della documentazione in entrata e successiva assegnazione agli uffici competenti e al Responsabile del procedimento amministrativo;
• gestione della corrispondenza in uscita dagli uffici dell’Autorità;
• classificazione dei documenti sulla base di un Titolario di classificazione, volta ad assicurare una stratificazione ordinata dell’archivio;
• formazione dei fascicoli, prodromica ad una corretta ed efficiente gestione archivistica.

Viene, inoltre, istituita la figura del responsabile dell’aggiornamento del manuale. A tal proposito, in una ottica di efficienza dell’azione amministrativa, si pone a carico di tutte le strutture organizzative dell’Autorità l’obbligo di segnalare tempestivamente al Servizio di Protocollo ogni evento suscettibile di incidere sull’operatività ed efficacia del Manuale, proprio al fine di prendere gli opportuni provvedimenti in ordine all’eventuale modifica e/o integrazione delle procedure ivi previste e disciplinate.

[1] Regolamento del 25 maggio 2020, Manuale di gestione del protocollo informatico dell’Autorità Nazionale Anticorruzione - Versione 2.4, consultabile al seguente link: http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?id=4c7bbbcb0a7780423844f90b00dcab49.

[2] Per spunti sul tema sia consentito il rinvio a F. Dell’Aversana, Documento e firme elettroniche: dal digitale alla grafometria. Le innovazioni in materia di formazione e conservazione dell’atto notarile informatico contenente più tipologie di sottoscrizioni, Roma, 2016.